Categories
Nyheter

Kallelse till årsmöte 30 juni

Kallelse till ordinarie årsmöte i Visby Golfklubb tisdagen den 30 juni 2020.
Årsmötet kommer att genomföras enbart genom poströstning

För att kunna genomföra föreningsstämmor med minsta möjliga risk för smittspridning av coronaviruset och sjukdomen covid-19 måste det fysiska deltagandet minimeras i så stor utsträckning som möjligt under den rådande situationen. Riksdagen har under våren 2020 antagit en lag, Lag (2020:198) om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor, som medger att styrelsen kan besluta att en föreningsstämma ska genomföras enbart genom poströstning. Lagen, som omfattar års- och föreningsstämmor i bl.a. aktiebolag och ekonomiska föreningar (inklusive bostadsrättsföreningar) innebär att en styrelse kan besluta att ett årsmöte kan genomföras genom deltagande enbart genom poströstning. Ideella föreningar, nämns dock inte uttryckligen i själva lagtexten. Av förarbetena till lagen framgår dock att formerna för årsmöten i ideella föreningar inte är lagreglerade, d.v.s. årsmöten i ideella föreningar kan genomföras på det sätt föreningen anser mest lämpligt, varför man nu, enligt uttalande i förarbetena, inte behöver lagreglera särskilda lättnader för ideella föreningar. Styrelsen har därför kommit till den slutsatsen att ingenting hindrar Visby Golfklubb från att tillämpa de nu införda temporära lättnaderna i reglerna om principerna för att hålla årsstämma i ett aktiebolag genom deltagande enbart genom poströstning

Styrelsen i Visby Golfklubb har därför vid möte per capsulam den 2 juni beslutat att årsmötet i Visby Golfklubb ska genomföras enbart genom poströstning, det vill säga utan fysisk närvaro av medlemmarna

Poströst ska vara inlämnad senast kl. 12.00 den 29 juni 2020.
För sent inkomna poströster räknas inte. 
Formulär för poströstning och närmare information kommer att delges medlemmarna i god tid före poströstningsförfarandet.

Poströst lämnas enligt ett av följande tre alternativ:

  1. Genom att lämnas i särskild postlåda i receptionen i klubbhuset, Västergarn

  2. Med post till klubbens postadress;
    Visby Golfklubb,
    Västergarn Kronholmen 415, 
    622 30 Gotlands Tofta. 

    Märk kuvertet Poströst

  3. Genom e-post: Utskriven poströst skannas in och bifogas e-postmeddelande till info@visbygk.com

Om du väljer att rösta genom ombud ska fullmakt bifogas i samtliga tre fall.

Fullmakt för utskrift – klicka här

FÖREDRAGNINGSLISTA VID VISBY GOLFKLUBBS ÅRSMÖTE 2020-06-30 

1. Fastställande av röstlängd för mötet

2. Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt.

3. Fastställande av föredragningslista.

4. Val av stämordförande och sekreterare för mötet

5. Val av två protokolljusterare, tillika rösträknare, som jämte ordförande skall justera mötesprotokollet.

6. a) Styrelsens verksamhetsberättelse för det senaste verksamhetsåret

b) Styrelsens årsredovisning (resultat- och balansräkning) för det senaste verksamhetsåret.

7. Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste verksamhets- och räkenskapsåret.

8. Fastställande av resultat- och balansräkning samt disposition av överskott respektive underskott i enlighet med balansräkningen.

9. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser.

10. Fastställande av medlemsavgifter, övriga avgifter, verksamhetsplan samt budget för det kommande verksamhets- och räkenskapsåret.

11. Fastställande av:
a) Antalet styrelseledamöter

b) Arvode till styrelse och revisorer

12. Val av:
1. Klubbens ordförande för en tid av ett (1) år

2. Halva antalet övriga ledamöter i styrelse för en tid av två (2) år

3. Två (2) revisorer jämte suppleanter för en tid av ett år (i detta val får styrelsens ledamöter ej delta)

4. Tre (3) ledamöter i valberedningen för en tid av ett (1) år, av vilka en ska utses till ordförande

5. Ombud till GDF möte

13. Behandling av styrelsens förslag och i rätt tid inkomna motioner.

14. Övriga frågor (information och diskussion)
1. Val av ombud till årsstämma i dotterbolaget Kronholmen Golf AB

Beslut om stadgeändring eller i fråga av större ekonomisk betydelse för klubben eller medlem- marna får fattas endast om ärendet angivits i kallelse till mötet eller i de handlingar som tillhandahållits senast en vecka före mötet. 

Årsmöteshandlingarna finns publicerade på klubbens hemsida. Med anledning av den rådande situationen kan den upprättade budgeten (tilläggsbudgeten) komma att ändras ännu en gång.

Begäran om upplysningar

Vid poströstning finns ingen möjlighet för medlemmarna att ställa frågor som på en fysisk stämma. Därför ska medlem kunna lämna skriftlig begäran om upplysningar senast den 19 juni 2020. Styrelsens svar ska hållas tillgängliga för medlemmarna och skickas (mail) till den medlem som begärt upplysningen samt publiceras på klubbens hemsida senast fem dagar före stämman.

Västergarn den 5 juni 2020
Styrelsen Visby Golfklubb

Föreningsmöte/fortsatt årsmöte
Så snart situationen tillåter kommer styrelsen att kalla till ett föreningsmöte för diskussion med medlemmarna och för att lämna information.

Detta möte kan också komma att bli ett fortsatt årsmöte där vi kan fånga upp årsmötesfrågor som inte har kunnat avgöras genom poströstning